バックオフィス業務をアウトソーシングするための注意点。メリット・デメリットを解説

バックオフィスのアウトソーシングとは？

バックオフィスといえば人事、経理、総務が代表的です。人材不足も影響し、小規模の企業ではこういった業務を少数で兼任している場合もあり、担当者はとても忙しいのです。経験の少ない業務を手探りで行ってきたことで、業務が属人化してしまう例もあります。バックオフィス業務を外部にアウトソーシングすることで属人化した業務を見える化、または仕組みとしてルール化することができます。

人事・労務

人材採用や教育、人事評価、労務管理などが人事・労務の業務にあたります。人事・労務においてアウトソーシングできる内容とは、採用活動や研修・セミナーの実施、給与計算や社会保険手続き、ハラスメント防止対策や過重労働対策などの労務管理などが挙げられます。

経理

経理部門では多くの定型作業が必要になるため、アウトソーシングに向いていると言われています。なかでも日々の経費計算や請求処理、月次・年次決算書の作成、年末調整、税務申告などの代行などを依頼するケースが多いです。

総務・庶務

企業運営の円滑化を担う総務・庶務は企業によって業務内容がまちまちで、定義しにくい業務ともいえますが、そのような業務のなかにもアウトソーシングできることはあります。具体的には電話代行や備品管理、福利厚生関連などが挙げられるでしょう。

営業事務

受発注業務や見積書・請求書の発行、データ集計、顧客の問い合わせ対応やアフターフォローなど営業事務をアウトソーシングすれば、営業担当者の業務負荷を大幅に軽減できるでしょう。結果的に、本来の営業活動により注力できるようになります。

バックオフィスのアウトソーシングによるメリット

ここからは、バックオフィスのアウトソーシングで企業が得られるメリットをみていきましょう。

コア業務にリソースを集中できる

バックオフィスのアウトソーシングによって、限られたリソースや人材を利益や売上につながるコア業務へ集中させることができるようになります。

業務の質の向上とコスト削減

専門の業者に任せることにより、業務の効率化、可視化も可能です。結果としてコストの削減になり、これまで行っていた無駄な業務を洗い出して省くこともできるでしょう。

標準化・仕組み化が可能

担当者の退職や休職によって業務が滞ることはよくあります。アウトソーシングによって業務の標準化・仕組み化をしておくこと、社内の人事事情が原因で業務が滞ることも避けられます。

業務のプロに任せられる

バックオフィスのアウトソーシングは、人事・労務、経理、総務・庶務、営業事務といった特化したジャンルのプロに業務を任せることが可能です。

バックオフィスはルーティンが多いとはいえ業務量自体が多く、専門知識を求められる場面もあります。このような業務を、社員が本業の合間に行うよりも、専門のプロに外部委託をした方が精度が格段に上がると考えられます。
また、専門のプロとの接点を持つことで、バックオフィス業務のノウハウを吸収することも期待できるでしょう。

予期せぬ事態のBCP対策としても有効

新型コロナウイルス感染症拡大が世界中を襲ったことで生活様式が一変し、多くの企業がBCP対策（事業継続計画）の重要性を改めて感じたのではないでしょうか。バックオフィスのアウトソーシングは、そのような予期せぬ事態のBCP対策としても注目されています。

例えば、パンデミックを受けて一早いテレワーク導入が必要になった場合、「テレワーク導入に関する総務」をアウトソーシングできれば、方針の策定やICT整備、セキュリティ対策など、あらゆる角度から準備を進めてもらえます。

大規模な自然災害が予測される現代、予期せぬ事態への備えとして、バックオフィスのアウトソーシングを事前に検討しておくと良いでしょう。

バックオフィスをアウトソーシングするデメリット

ここでは、バックオフィス業務のアウトソーシングにおけるデメリットをみていきましょう。

情報漏洩のリスク

バックオフィスのアウトソーシングを行うことで、必然的に社内情報を社外に共有しなければならないため、対象となる業務に機密情報、個人情報が関係する場合、漏洩のリスクが考えられます。

対応可能な業務が限られる

会社の業態によってはバックオフィスの業務が特殊なケースもあります。委託先によっては、イレギュラーな対応として追加コストが発生したり、対応を受けられないとされたりすることもあります。

業務範囲があいまいになりがち

アウトソーシングする際は、業務範囲があいまいになりがちという点に注意しておきましょう。「これくらいはやってくれるだろう」と発注者側が勝手に判断していては、業務の抜け漏れの原因となってしまいます。
「ここまでは自社で、ここからここまではアウトソーシング」というように、作業の境界をはっきりさせ、社内外の認識を明確に共通化しておく必要があります。

業務がブラックボックス化する

バックオフィスをアウトソーシングすると業務内容が従業員から見えにくくなる（＝ブラックボックス化する）ため、トラブルが起きた際に原因の特定や適切な対応が遅くなってしまう恐れがあります。委託業者との情報共有や連絡のしやすさなどについて、事前に確認しておきましょう。

社内にノウハウが蓄積されない

アウトソーシングした業務のノウハウが社内に蓄積しにくくなることも懸念材料だといえます。アウトソーシングしたあとにバックオフィス業務を内製化しようとした場合、業務に精通した人材や必要なシステムを導入するなど、業務を遂行するための用意が必要になります。日々の業務遂行をアウトソーシングしたとしても、社内にもバックオフィス業務について知識のある人材がいると安心です。

バックオフィスをアウトソーシングするときの注意点

このように、アウトソーシングにはいくつかデメリットもあり注意が必要です。自社特有の業務はアウトソーシングの対象から外し、自社内で仕組み化、マニュアル化を行う必要があるでしょう。
またアウトソーシングする業務に関しては業務フローや仕様などドキュメントを残し、成果物について作成されたレポートを、きちんとチェックできる体制を社内に作っておくことも大切です。信頼できる会社をアウトソーシング先に選ぶというだけでなく、秘密保持契約の締結、情報管理体制についての確認、定期的な見直しは必ず行いましょう。

おすすめのバックオフィスアウトソーシングサービス

ここでは、おすすめするバックオフィスアウトソーシングサービスをご紹介していきます。

スーパー秘書

スーパー秘書というサービス名ですが、秘書業務以外にもあらゆるバックオフィス業務のアウトソーシングができます。経理業務のみならず、Webサイト更新など業務の領域が広いという特徴があります。

J.Force

J.Forceは、総務や経理のアウトソーシングを請け負う会社です。最大の特徴は税理士や労務士といった国家資格者がプロの視点でサービスを監修していることです。バックオフィスのIT化にも強いと評判です。

まとめ

これまで自社内で対応していた場合、バックオフィスを社内から切り離すことは考えにくいかもしれません。ですがデメリットも理解した上でバックオフィスのアウトソーシングを行うことで、コア業務への集中によって企業業績の改善につながる可能性は大いにあります。まずは自社のバックオフィス業務がアウトソーシング可能かどうか、検討してみましょう。

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