バックオフィスとは？効率化する方法をご紹介

バックオフィスとは？

直接お客様と接して売上を作る業務をフロントオフィス、総務や経理、人事といった社内むけの業務をバックオフィスと呼びます。バックオフィスは直接的に売上などには貢献しませんが、総務や経理、また情報システムなどの業務を抜きにして企業を成り立たせることは不可能です。

バックオフィス効率化のメリット

どんな企業にも必ず発生するバックオフィス業務ですが、法律や会計の知識など、専門的な知識も必要です。一方でバックオフィス業務は「3M」と言われる「ムリ・ムダ・ムラ」が隠れていることも多々あります。必要な業務なのか、減らす、なくすことはできないか見直しを行うことが大切です。
もしくはうまくツールを使ったり、一部を外部に委託したりして効率化を行うとメリットがあります。

コスト削減

バックオフィス業務が効率的になることで、コア業務にその時間を使えます。そうすると残業で対応していた分は残業代、バックオフィス業務のためにパートや派遣社員を雇っていたとすればその人たちの人件費削減につながります。
加えて、ツールの導入でペーパーレス化が進めば、紙代や印刷の費用も削減できます。

生産性のアップ

バックオフィス業務の効率化により、コア業務への人的資本の集中が可能となり、つまり短時間で高い成果を発揮できます。
さらに、時間に余裕が生まれることで、業績を上げるために施策を検討したり現状の課題を解決したりなど、より付加価値の高い業務に重きを置くことが可能となります。

柔軟な働き方の導入

バックオフィス業務の遂行には紙のやり取りが発生することも多いですが、この無駄の削減により、職場以外の場所での業務も簡単にできます。つまり場所を選ばず働けるようになり、通勤時間をかけずに仕事を行うことも可能です。フルタイム以外の働き方をする人を登用するなど、柔軟な働き方の受け入れも可能となります。

バックオフィス業務の効率化方法

このようにバックオフィス業務効率化には、ビジネスを根本的に改善に導くような利点があります。具体的にどのようにすると効率化につながるのでしょうか。

クラウドサービスの利用

一般的にインターネット環境が整ったことで、クラウドサービスのプラットフォームで仕事を請け負う人が多くなりました。クラウドサービスには経理や秘書などの業務を安価に請け負う人が多く登録しており、単発的な業務の依頼も可能です。緊急的に業務量が増えたときだけ依頼するなど、フレキシブルに利用できます。

アウトソースする

バックオフィス業務ではビジネス特有の処理も含まれます。そういった際には、専門的な人材を備えた業者にアウトソーシングするという選択も検討してみてください。税理士や司法書士など専門家が属するアウトソーシング先もあり、そのままバックオフィス業務の移管も可能です。

バックオフィス管理のツール3選

ここでは、バックオフィス管理に有効なツールを3つ紹介していきます。

クラウドERP freee

「クラウドERP freee」は、経理財務・経営管理、人事労務管理に利用可能なクラウドツールです。経理ツールでは、知識が浅い人でも経理処理に対応できるような設計となっており、スマートフォン用の専用アプリもあることで、使いやすさが評判です。

ジョブカン勤怠管理

勤怠管理システムで、多くのシェアを持つのが「ジョブカン勤怠管理」です。5名から1万名までの従業員数に対応したツールです。シンプルで使いやすいと定評のあるシステムで、正社員だけでなくパートなどシフトで働く人の勤怠管理にも対応しています。

楽楽明細

楽楽明細は、請求書のほか、納品書、支払明細、領収書といった帳票類を発行し、郵送を含む発送まで対応している明細発行のクラウドツールです。システムに不慣れな方でも簡単に利用可能なよう、導入時のサポートも充実しています。

まとめ

バックオフィスのアウトソーシングやツールを導入し、コア業務の強化や資源を有効活用している企業も増加しています。コア業務を支えるバックオフィス業務の機能を強化は、企業の成長に不可欠です。現状課題の解決として、ツールや外部のサービスを活用しバックオフィスの効率化を検討してみてください。