ビジネスフォンの新タイプ「クラウドPBX」への乗り換えはこんな組織におすすめ

新しいタイプのビジネスフォン「クラウドPBX」とは

ビジネスフォンはスマートフォンが普及した今でも重要なビジネスアイテムです。職場にあるビジネスフォンを普段何気なく使っているかもしれませんが、新旧を比べてみると、仕組みや機能に大きな違いがあることがわかります。

古いタイプのビジネスフォンとの違い

従来型のビジネスフォンは、社内に「PBX」という構内交換機を置き、ケーブルでオフィスの電話とつないで外線・内線・転送などの電話機能を利用するという仕組みでした。この物理的なPBXのことを「オンプレミスPBX」と呼ぶことがあります。電話機もPBXに対応した高額な機種を用意しなければなりませんでした。

インターネット通信の高速化やIT技術の向上などによりさまざまな形態のビジネスツールがクラウド化している現在、電話交換機も例に漏れず、クラウドタイプのPBXが登場しています。クラウドPBXは、クラウド上に構築したPBXにインターネットでアクセスして電話機能を利用する仕組みです。インターネット環境が整ったデバイスであればスマホやパソコンもビジネスフォンとして利用でき、外出先でもスマホを内線として使えるなどの自由度の高さがメリットです。
社内に物理的サーバーを置かないため初期費用や時間を従来より大きく削減できることに加え、メンテナンスはクラウド上でPBXを提供しているベンダー自身が行うので維持管理の費用や手間が不要になるという利点もあります。

旧ビジネスフォンからクラウドPBXへの乗り換え

クラウドPBXが実現する新しいビジネスフォン環境と比べると、古いタイプのビジネスフォンからの乗り換えに興味が湧くかもしれません。
クラウドPBXの乗り換えの方法は下記の3つが考えられます。

1.新しく電話番号を取得する場合

クラウドPBXに乗り換えるにあたって新たに電話番号を取得する場合は、クラウドPBXの提供ベンダーが電話番号を取得してくれるので相談してみましょう。

2.既存の番号を引き継げる場合

オンプレミス型のPBXでこれまで使っていた電話番号を引き継ぐには、下記に当てはまることが条件です。

ひとつ目は、すでに使っている番号のまま通信事業者を切り替える「番号ポータビリティ（LNP）」というサービスを使うことです。場合によってはLNPが使えないこともあるので注意しましょう。

もうひとつは、ゲートウェイを設定する方法です。アナログ回線とインターネット回線の間に設置する機器のことで、過去に構築したアナログの電話システムをそのまま使用することができます。ただし、ゲートウェイも物理的機器であり、購入費や設置工事が必要となり、クラウドPBXのメリットが半減することを頭に入れておきましょう。

3.既存の番号を引き継げない場合

クラウドPBXの導入にあたって、既存の番号を引き継げないケースもあります。「契約している固定電話回線がNTT東日本またはNTT西日本の範囲内にない」「使っている番号がIP電話に対応していない」というケースです。自社のビジネスフォン環境や、番号を引き継げるのかどうかなどは、契約中の事業者や使用中の回線への確認が必要です。

クラウドPBXはこんな組織におすすめ

下記に当てはまるようなら、クラウドPBXの導入をおすすめします。

電話業務のテレワークを実現したい

クラウドPBXなら、スマホやPCなどの手持ちのデバイスに専用アプリをインストールすると会社の電話として外線・内線を使えます。コールセンターや問い合わせ窓口のような職種は、機器の整備の理由からテレワークが難しいとされていましたが、クラウドPBXは物理的なPBXやケーブル接続、専用の電話機が不要なので、オフィス以外の複数の拠点でも電話業務の体制を整えられるようになります。

社用スマホから私用スマホにスイッチしたい

専用アプリがあれば、社員の私物のスマホで会社の電話番号を使えるようになります。社用スマホの支給は会社にとってコストがかかるだけでなく、社員にとってもスマホを複数台持つことによる紛失のリスクがありました。そのほかにも、社用スマホがない場合、外出先からの連絡時に個人の電話番号を使って連絡せざるを得ませんでした。このような課題もクラウドPBXがあれば解消できます。

ビジネスフォン環境を見直したい

ビジネスフォンの老朽化や社員の増減、拠点増強などによってビジネスフォン環境を新たに構築したいなら、ぜひクラウド型PBXの導入を検討してみてください。クラウドPBXなら、物理的なPBXの設置工事やケーブルの配線などが不要なのでスピーディーな導入が可能です。運用時においても拠点や電話機の増減にも対応がしやすいので、事業の成長に合わせて柔軟に可変することもできます。

まとめ

インターネット通信の進化に伴いビジネスフォンも高機能化しています。新たなビジネスフォン環境を構築できるクラウドPBXなら、従来型のPBXよりも初期投資が安価で運用後の拡張性もあるので、多くの企業で導入が進んでいます。社員の働き方が見直される今、ビジネスフォン環境の整備も改めて検討してみてはいかがでしょうか。

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