ビジネスフォンとは？
一般電話との違いを解説！

ビジネスフォンは一般電話機とどう違う？

まずは、会社のビジネスフォンと家庭用の一般電話機がどう違うかについてご紹介します。

ビジネスフォンとは？

社外に発着信する「外線電話」と社内通話用の「内線電話」の2つの機能を持つ、複数の電話機をつないだシステムをビジネスフォンと呼びます。

外線電話を同時に複数の電話機で鳴らすことができ、自分が着信を取れない時でも、別のデスクで他のスタッフに取ってもらうことができます。通話中に新たな着信があっても「話し中」にならず、契約した回線数だけ同時に対応できるため、かけてもらった電話の取りこぼしを防ぐことが可能です。
内線電話では社内の電話機と無料通話ができ、ちょっとした伝言や相談を、わざわざ移動することなく済ませられます。

ビジネスフォンを制御する主装置「PBX」

ビジネスフォンには、通話用の電話機とは別にPBXと呼ばれる主装置が必要です。「構内交換機」と呼ばれることもあります。
主装置は、外線と内線を制御する役割を持ち、回線や電話機の数や機能をカスタマイズできます。オフィスの規模や必要な機能、予算など、自社にとってバランスの良いビジネスフォン環境を整えることができます。

なお、ビジネスフォンの主装置はオフィス内に物理的な機器を置くことになります。そのため専用機器の購入費や設置工事、維持管理コストなどが必要です。
一方、近年普及が進んでいるクラウド型のビジネスフォンなら、クラウド上の主装置を使用するので、コストを抑えて導入できます。

ビジネスフォンなら複数の電話番号も同時に対応できる

新規事業の設立や期間限定のキャンペーンなど、企業内に新しい電話番号が必要になる場合があります。そんな時にもビジネスフォンは役立ちます。
主装置に追加したい電話番号を設定すれば、新旧どちらの電話番号もすべての電話機で対応できるようになります。回線に名称をつけて外線ボタンに設定しておくと着信時に表示されるので、対応を間違うこともありません。

ビジネスフォンの使い方「基本編」

以下では、ビジネスフォンの基本的な使い方をご紹介します。たくさんの便利な機能を搭載していますが、使い方は簡単です。

「発信時」の使い方

まず受話器を上げて外線ボタンを押します。すると「プー」と音が鳴って外線ボタンのランプが点灯します。これで発信できる状態になったので、電話番号をプッシュし、発信します。どの電話機からかけても、会社の代表番号を相手先に表示することができます。

「着信時」の使い方

電話がかかってきた時は、空いている電話機の外線ボタンのランプが点滅し着信音が鳴ります。受話器を上げてから点滅しているボタンをプッシュすると、通話が始まります。

「内線電話（社内通話）」の使い方

ビジネスフォンの別の電話機にかける時は、つなぎたい先の内線番号をプッシュします。相手の電話機に内線用の着信音が鳴って受話器を上げると内線通話が始まります。電話機のディスプレイに着信番号が表示されるので、発信元を確認してから電話を受けられます。

「保留転送」の使い方

かかってきた電話を保留にして、ビジネスフォンの別の電話機に転送する方法です。
まず通話相手に、担当者に取り次ぐ旨を伝えます。保留ボタンをプッシュすると外線ボタンが点滅して、通話相手には保留音が流れます。
次に、転送先の内線番号をプッシュし、転送先の相手が出たら取り次ぎの件を伝言します。転送先の担当者が外線ボタンを押すと、発信元との通話が可能になります。

オフィスで家庭用の一般電話機は使える？

シンプルな機能の一般電話機よりも、多機能のビジネスフォンは高価です。そのため、小規模なオフィスの場合は家庭用の電話機をいくつか揃えて使っていることもあります。
しかし、トータル的な費用や使い勝手の面で、デメリットが上回っている場合もあるため見直しが必要です。

毎月のランニングコストがかさむ場合がある

家庭用の一般電話機は、1台に1回線の契約です。たとえば、オフィスに一般電話機を4台置けば4回線分の電話番号を持つことになり、月々の電話料金も4回線分発生してしまいます。
ビジネスフォンの場合は、複数の電話機で1回線を共有するので、基本料金は契約した回線数のみに抑えられます。
一般電話機は、他の電話機とは外線通話となるため、同じオフィス内の通話でも料金が必要です。ビジネスフォンなら内線通話に料金が発生しないので、コストを気にせず通話できます。

このように、毎月のランニングコストを考えると、ビジネスフォンの方が費用削減につながる場合があります。

同じ電話番号を使えない

一般電話機では、契約した電話番号しか電話を受けることができません。電話を発信する際も、電話機ごとの番号が相手に知らされます。電話番号を複数の電話機で共有できるビジネスフォンの方が、効率的と言えます。

まとめ

ビジネスフォンは、複数の電話機で着信に対応するだけでなく、保留・転送機能で電話を取り次いだり、離れた場所への内線電話を無料でできるなど、さまざまなビジネスシーンの効率化に役立ちます。IT環境の進化とともに普及しているクラウド型のビジネスフォンは、新たな利便性もたくさん生まれています。
家庭用の一般電話機を使用しているオフィスの方は、ビジネスフォンの機能性やランニングコストについて現状と比較して、導入を検討してみてはいかがでしょうか。