リモートワークの課題解決に役立つおすすめのシステム・ツール7選

リモートワークとは

リモートワークは、企業の従業員が所属するオフィス以外の場所で働くことです。従業員は時間や心身に負荷がかかる通勤から解放されて自分のペースで業務に取り組めるため、モチベーションアップやプライベートの充実といったメリットを得られます。企業にとっても、従業員満足の向上に伴う生産性の向上、オフィスのコンパクト化によるコスト削減といった効果が得られます。

リモートワークシステム・ツールの選び方と注意点

リモートワークの円滑化のためには、ITシステム・ツールの整備が欠かせません。ツールを選ぶ際には、自社のリモートワークにおける規模やニーズに合っているかどうかをポイントにしましょう。既に運用しているシステムとの連携が可能かどうかも、チェックしておく必要があります。

加えて、新しくシステムやツールを導入する際には注意点にも目を向けましょう。まず、自宅やコワーキングスペースで仕事のデータを取り扱うことになるので、情報漏洩のリスクに備えなければなりません。他には従業員の勤怠状況をできるだけ正確に把握し、従業員同士や外部とのコミュニケーションをサポートするといった配慮が必要です。このような点を踏まえて問題なくシステム・ツールを運用できるかどうかを確認したうえで、導入を進めることをおすすめします。

リモートワークで必須のシステム

リモートワークでもオフィス環境を再現するために欠かせないシステムとして、「Web会議システム」「ビジネスチャット」「勤怠管理システム」「社内情報共有システム」「営業支援ツール」のカテゴリーの中から代表的なサービスを7つご紹介します。

Web会議システム「Zoomミーティング」

「Zoomミーティング」は、1つのIDで1000人まで参加できるWeb会議システムです。最大49もの画面を同時に表示できるので、他拠点の大規模合同ミーティングにも活用できます。データ転送は暗号化されているためセキュリティ面でも安心で、官公庁や大企業で採用されており世界から高い支持を得ています。

ビジネスチャット「Chatwork」

「Chatwork」は、個人間のチャットからグループチャットまで、柔軟に使えるビジネスチャットツールです。チャットへの書類データの添付やビデオ通話も可能で、チームプロジェクトの進行を円滑にします。ストレージ制限をなくすには有料プランへの契約が必要ですが、基本機能は無料で利用できます。ファイルやメッセージの送信は暗号化されているので、セキュリティ面でも安心感があります。

ビジネスチャット「Slack」

アメリカ発の、世界で実績のあるビジネスチャットツールが「Slack」です。通話やファイル共有はもちろん、数百種類のシステムと連携ができるのでカスタマイズ性が高く、エンジニアや開発者からの人気を集めています。基本機能は無料で使用でき、有料プランの場合は閲覧メッセージが無制限になります。

ビジネスチャット「Microsoft Teams」

「Microsoft Teams」はマイクロソフト社が提供するビジネスツールで、チャットやWeb会議などの機能が充実しています。同社の提供するグループウェア「Office 365」と連携しているので、WordやExcel、PowerPointなどのファイル共有やリアルタイムでの共同作業もスムーズに行えます。既にOffice 365を使用している会社におすすめです。

勤怠管理システム「ジョブカン勤怠管理」

オフィスにあるタイムカードの役割をする勤怠管理システムが「ジョブカン勤怠管理」です。パソコンやスマホから従業員が打刻したデータや残業時間や有給休暇取得状況も自動的に集計されるので、リオモートワーク下での管理業務も効率的です。シフト・休暇申請など労務管理全般の機能も充実しています。LINEやSlackなどのアプリからも打刻できる気軽さが、導入しやすいポイントです。

社内情報共有システム「Scrapbox」

「Scrapbox」は、離れた場所で働くプロジェクトチームの連帯感をサポートします。クラウド上のスクラップブックをメンバーが共有するイメージで、Webサイトのページや参考資料や企画書などの書類データ、メモ帳などを閲覧できます。複数のユーザーがリアルタイムで編集できるので、プロジェクトメンバー間のディスカッションも充実します。

営業支援ツール「Salesforce Sales Cloud」

「Salesforce Sales Cloud」は、世界で高い導入実績を持つ営業支援ツールです。見込み客や既存顧客を一元管理して各担当者のアプローチの状況を把握することができるので、リモートワーク中の営業活動もモニタリングできます。情報管理体制が整備されているので、オフィスの外で顧客情報を扱う際のセキュリティ面においても安心感があります。ユーザー規模や希望するサポート体制に合わせて、異なる4つの料金プランから企業に適したものを選べます。

まとめ

オフィスと同じように、リモートワークを充実させるには環境整備が欠かせません。従業員の自主性だけに頼ることなく、企業としても積極的に業務体制を改革していくことで、リモートワークの成功は望めるでしょう。自社の課題を解決するシステムの導入を検討し、リモートワークの成功を目指してください。