クラウド電話（PBX）とは？ビジネスフォンとの違いやメリット・機能を紹介！

PBXとは

まず「PBX」とは何か、簡単にご説明します。PBXは日本語でいうと「構内交換機」です。日常的にオフィスで電話を使用する方なら、直接的ではないにせよPBXの機能に触れているはずです。
PBXは「電話の総合窓口」と形容すればわかりやすいかと思いますが、例えば、特定の人物に用事があるが、代表番号しか知らないという場合です。代表電話にかけて先方で取り次いでもらえば、すぐに特定の人との通話ができます。わざわざ個人番号を聞いてかけ直す必要はないのです。総合窓口としての役割をもつPBXを起点に、各電話機の回線と交換が可能だからこそ実現していると言えます。
発信する場合も同様です。PBXを経由することで、各電話機の電話番号ではなく代表番号を先方に表示することが可能です。
いわゆるビジネスフォンは、このPBXがあったからこそ外線や内線の円滑な取次ぎが可能になりました。しかし従来のPBXは、交換機の設置やメンテナンスに多くのコストが発生するなどのデメリットも目立っていました。

そこで登場したのがクラウド電話（PBX）です。

クラウド電話（PBX）とは

クラウド電話（PBX）は従来のPBX・ビジネスフォンと違って、インターネット環境さえあれば通話から運用までおこなうことが可能です。構内交換機の設置や電話回線の開設などの面倒な作業やそれに伴う多くのコストは不要です。というのも、「電話の総合窓口」もクラウド上に存在するからです。

それでは、クラウド電話を導入すると具体的にはどのような利点があるのか、ビジネスフォンの機能と比較をしながらご説明します。

PBXとビジネスフォンの違い

ここでは、PBX（従来型・クラウド電話型）とビジネスフォンの共通点や違いを見てみましょう。

PBXとビジネスフォンの共通点

ひとつの回線を複数の内線電話機で共有するのが、PBXとビジネスフォンに共通する仕組みです。
例えば、企業の代表番号にかかってきた着信を転送することや内線同士での通話、すべての電話から代表番号として発信するといった機能があります。

PBXとビジネスフォンの違い

ビジネスフォンは電話機同士を有線でつなぐので、基本的にひとつの拠点内で使用するシステムです。PBXはデジタル接続またはインターネット接続なので、支店や工場などの離れた拠点をつないだり、スマートフォンを内線化したりできます。また、パソコンとつなげて着信相手の情報を表示することも可能です。

この他にも、PBXとビジネスフォンにはさまざまな点で違いがあります。

接続可能な電話機数

ビジネスフォンでの電話機の内線化は多くても数百台が限界です。一方、PBXなら数千台までを内線化してまとめて管理することができます。さらにクラウド電話型のPBXならクラウド上でやりとりを行うので、従来のPBXなら必要であった「構内交換機」の設置は不要です。スピーディーに導入できるので、新拠点を設ける時や社員のリモートワークが発生した場合でも、即時ネットワークに加えられます。

安全性

ビジネスフォンは、CPUという主装置がシステムダウンしてしまうとたちまち使用不可になります。
従来型のPBXなら基本的に2つの高性能CPUを実装しているので、システムがひとつダウンしてももう一方が働き、対応を続けられるので安心です。クラウド電話型のPBXの場合は、インターネット環境にトラブルが起こると利用できなくなる可能性も考えられるので、何らかの対策が必要です。

価格

ビジネスフォンの価格は、規模によりますが高くても数百万円です。ただし、導入後のメンテナンスや移転・増設時の費用はその都度発生します。
一方、企業内にサーバーを設置する従来型のPBXは、高いもので数千万円もの導入費用がかかるので、中小企業にとっては現実的ではありませんでした。しかし、クラウド電話型のPBXはサーバーを用意するスペースや購入費、設置工事費が不要なので、導入費が格段に抑えられます。
コストに悩む企業の選択肢として浮上しましたが、月額使用料などのランニングコストが発生するので確認が必要です。

関連記事はこちら会社の電話を多機能化するPBX とは？特徴や種類を解説|楽テル

クラウド電話のメリット

クラウド電話（PBX）の導入によって次のようなメリットを享受できます。

利用開始がスムーズ

物理的に構内交換機を設置したり電話回線を新設するような作業が必要ないので、クラウド電話のサービスを提供しているベンダーとの契約を済ませれば、すぐに利用を開始できます。

外出先でも利用できる

クラウド電話はインターネット環境があればどこでも利用できるため、オフィスを離れても携帯電話でも利用することができます。例えば出先にいる営業担当者へ電話があった場合、従来のビジネスフォンであれば一度先方との電話を切る必要がありました。ところがクラウド電話であれば、そのまま内線と同じ利用方法で出先の営業担当に引き継ぐことができます。

海外でも使える

場所を選ばないというメリットは国外でも同じです。例えば海外へ出張中の同僚に確認事項があるとき、これまでだと海外への通話は高額なので要件によっては躊躇していた方も少なくないと思います。ところがクラウド電話ならインターネットの通信料のみが加算されるので、海外へも気軽に電話をすることが可能となるのです。

私用の携帯電話で代用ができる

クラウド電話に特定の電話は不要です。そのため私用の携帯電話・スマートフォンで代用ができるのです。つまり、私用と仕事用とで分けて二台持ちをしなくても利用できます。

オフィスの拡大・移転にも対応

事業規模の拡大にともなって、オフィスを拡大したり移転したりすることもあるでしょう。そんなときにこれまでのビジネスフォンだと、回線を敷き直したり解約したりしなければなりませんでした。ところがクラウド電話であればクラウド上で回線の増減やユーザーの追加ができるため、そのような大掛かりな手続きは必要ありません。

コストの削減

将来の拡大を見据えて大規模な初期投資が必要だったこれまでのビジネスフォンと異なり、クラウド電話はスタッフ数や企業規模に合わせて小さくスタートができます。さらにメンテナンス費用やオフィスの拡大・移転にともなう費用も発生しないため、コストの削減にもつながります。

コスト面のメリットの詳細についてはこちらの記事をご覧ください。
クラウドPBXとは？コスト削減に期待大！導入メリットとデメリット | 楽テル

クラウド電話のデメリット

次にクラウド電話を利用する時のデメリットも合わせて紹介します。導入の前に確認しておきましょう。

インターネット環境に依存する

インターネット環境にすべてを委ねることにはメリットもある一方で、デメリットにもなり得ます。接続の悪い場所だと、電話がつながらなくなったり音質が低下したりする可能性があります。

安全面への不安

ネット接続を介するクラウド電話は従来のビジネスフォンよりも安全面を不安視する企業もあるようです。複数のクラウド電話のサービスを比較して、自社が求めるセキュリティレベルを満たしているサービスを選びましょう。

このような場合はクラウド電話がおすすめ

ここでは、クラウド電話の導入が生産性の向上やコスト削減につながるケースをご紹介します。

オフィスを移転する予定がある

NTTの電話回線は、市外局番の違う住所に移転すると電話番号が変わります。オフィスの移転の場合、電話番号が変わると名刺やホームページなどの電話番号表記をすべて変更するコストがかかります。取引先などにアナウンスする手間も相当なものです。

クラウド電話であれば国内のどこに移転しても電話番号はそのまま利用できるので、名刺やホームページなどの電話番号を変更せずに済みます。これから会社の電話システムを導入しようとしている企業や電話番号が変わってしまう場所に移転する予定の企業は、このタイミングでクラウド電話を導入するのがおすすめです。

社員のデスクが固定化されていない・配置換えが多い

物理的なPBXを社内に置いて電話線で固定電話をつなぐ従来型のビジネスフォンは、フロアの配置換えの際に機器の移動や配線工事のコストがかかるといった問題がありました。さらにレイアウト変更のたびに内線番号が変わり、社内に周知する手間が必要なケースもありました。

クラウド電話であればPBXはクラウド上にあり、インターネットを介して内線がつながっています。そのためPBXや電話機の移設、配線工事、内線番号の変更が不要です。社内携帯やスマートフォンなども内線として使用できるので、社員のデスクが固定されていないフリーアドレスのオフィスにも向いています。

リモートワークに移行する予定がある

社員の働き方改革の推進や感染症の拡大防止などにより、リモートワークへの注目が高まっています。クラウド電話は勤務地以外で働く際にも役立ちますので、リモートワークに移行する予定のある企業は導入を検討することをおすすめします。安定的にインターネットに接続できるデバイスを使用すれば、自宅や出張先など場所の概念に縛られることがありません。

個人のスマートフォンから会社の代表電話番号として発信したり、自宅にいながら会社の内線に出たりすることが可能なので、クラウド電話はこれからの時代に欠かせない存在になるでしょう。

まとめ

クラウド電話（PBX）の導入によって従来のビジネスフォンより多くのメリットが享受できます。クラウド電話にはデメリットがあるのも事実ですが、メリットも多いので導入の際には社内で検討を重ねましょう。すぐに導入するのではなく、当面のあいだは従来のビジネスフォンと併用したり、テスト運用を複数回行うことで企業のクラウド電話化に取り組んでみてはいかがでしょうか。

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