業務改善にクラウド導入がおすすめなわけ｜
効果や選び方のポイントを解説

業務改善するためのポイント

業務改善を行うにしても、「具体的に何をすべきかわからない」という方も多いと思います。ここでは、業務改善のためのポイントをいくつかご紹介していきます。

業務改善の目的を明確にする

業務改善が必要な理由や、具体的にどう改善したいのかといった明確な目的・目標をもつことが最初のポイントです。

たとえば「決済や承認がスムーズに行われないことにより、業務が停滞してしまう」という不満を抱えていたら、決済システムの見直しやルールの改善といった具体的な解決策につながります。
細かな目的まで丁寧に洗い出しを行うことにより、効果的な業務改善が可能です。

業務改善の優先順位を決める

業務の見直しをすると、さまざまな問題点や改善点がみつかります。最終的にはすべてを改善するのが理想ですが、やみくもに手をつけるのは非効率です。まずは内容を精査して優先順位を決定しましょう。

優先順位のつけ方はさまざまですが、基本的には重要度の高い業務に関係しているものを先に持ってくるようにしましょう。また、簡単に改善できるものや少しの改善で大きな効果に繋つながるものも先に対応すると、より効率よく業務改善を進められるでしょう。

すべてのデータが一ヶ所にまとまるクラウドシステム

昨今ツールやシステムの導入によって業務改善を実現するケースも増えています。なかでもクラウドシステムが注目されています。

クラウドとは「クラウドコンピューティング」の略で、インターネットが使える環境であれば利用できるシステムのことを指しています。インターネットに接続できる端末であればPCはもちろんのこと、スマホやタブレットなどでも使用できる点も特徴のひとつです。

クラウドでデータを一ヶ所にまとめるべき理由とは？

クラウドを活用して全データを一ヶ所にまとめることは、情報の一元化や情報共有において有効にはたらきます。

業務の属人化解消のために、リアルタイムでの情報共有を課題とする組織も多いでしょう。クラウドシステムの導入によって、インターネット環境下であればいつでもどこでも情報の確認が可能となるため、業務の属人化を防止できます。

クラウド導入で期待できる効果

前述の通り、クラウドの導入は「データを一ヶ所にまとめられる」「リアルタイムでの情報共有が可能になる」などのメリットをもたらします。実は、これらのほかにもまだクラウドの導入によって得られるメリット・効果があります。

システム導入・運用のコストをダウン

業務改善システムには、さまざまなタイプがあります。
たとえば、オンプレミス型の場合はシステム導入の時点でかなりのコストが発生します。また、システムの維持管理にも費用がかかるケースがあり、組織の規模によっては気軽に導入できないのが現状です。
対してクラウド型は、低コストで導入できることが多いです。運用コストについても基本的に毎月の利用料金のみですので、よりコストを低減できます。

いつでもどこでも利用できる

今は、インターネットに接続できる端末の普及が進んでおり、クラウド型システムは、基本的にインターネットに接続できる環境であればどこでも利用可能です。
たとえば、外出中であっても決裁状況やチーム内のタスク管理などが可能です。加えて外回りの営業中などであってもリアルタイムで情報共有できるため、効率的に業務を進められます。

選び方のポイント

クラウド型の業務改善システムにはさまざまな種類があるため、そのなかから自社に適したものを選ぶことが大切です。

選び方でまず重要なポイントが「自社の目的や規模に適しているか」です。目的の達成のために必要な機能が備えられていないのでは、いくらシステムを導入しても効果が得られません。クラウド型の業務改善システムを導入する目的を明確にし、その内容に合うものを選びましょう。

続いて、拡張性やサポート体制も重要なポイントです。将来的にビジネスの規模を拡大することを考えているのなら、拡張性はとても重要となってきます。
加えて業務改善システムはビジネスの基幹にも関わるため、トラブルが発生すると業務全体が停止する可能性があります。クラウドシステム選びの際にはサポート体制もよく確認しておくことが大切です。

おすすめの業務改善システム

ここからは、業務改善システムの種類とおすすめのクラウドシステムをご紹介します。

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールとは、ビジネスの用途に特化したチャットツールで、コミュニケーションの活性化や効率化が図れます。テキストベースのチャットだけでなく、音声通話やビデオ通話、業務の進捗状況を共有できるタスク管理機能などもあります。

Chatworkは、30万社以上の企業に導入されている代表的なビジネスチャットツールです。プロジェクトや部署ごとにグループチャットが作成できるため、情報共有がスムーズに行えます。

ファイルストレージサービス

ファイルストレージとは、インターネット上にファイルを保管・共有できるサービスです。大量のデータを一括管理できるため、業務の効率化につながります。

Dropboxは、世界で6億人以上が利用しているオンラインストレージサービスです。Google CloudやZoomやSlackなど他のネットサービスとの連携が可能で、データの共有が簡単に行えます。
さらに、パソコンやスマートフォンから場所を問わずアクセスできるため作業効率の向上も期待できます。

顧客管理ツール

顧客管理システムとは、顧客の氏名や電話番号などの基本情報や購入履歴、問い合わせ履歴などの情報を一元管理できるシステムです。情報共有がスムーズにすすめられるようになるため、業務の効率化につながります。

楽テルは、電話対応業務に特化したクラウド型の顧客管理システムです。業務に合わせて画面を自由にカスタマイズできるため、顧客情報の入力や管理にかかる時間が短縮できます。
加えて、CTIシステムとの連携により着信と同時に顧客情報を把握できるため、電話対応業務の効率化が図れます。

関連記事はこちらCRMで業務改善！ より効率的に業務を進める活用方法とは

まとめ

時代を問わず、業務改善は企業や組織にとって重要な意味を持ち、業務効率が改善できれば、それだけで人手不足の解消やコスト削減といったさまざまな効果につながります。
かつて業務改善の多くが人の手によって行われていましたが、今では業務改善システムの導入が一般的です。なかでもクラウド型の業務改善システムにはメリットが多く、期待できる効果も大きいため、ぜひ導入を検討してみてください。