タスク管理(TODO管理)で仕事を円滑にする方法

タスク管理とは

タスク(TASK)は仕事や課題という意味です。コンピューターの世界でもタスクという用語があり、その場合コンピューターが処理可能な作業の最小単位を指します。それがビジネス用語でも使われるようになりました。そしてこの小さなタスクを積み上げたものをプロジェクトといいます。つまり大きなプロジェクトを成功させるためには、小さなタスク一つ一つをクリアしていかなければならないということです。例えば就活生向けの入社説明会をするというプロジェクトがあった場合、それを実行するには、説明会を告知し学生を募集する、説明会を行う会場を予約する、説明会を行うための音響機材やプロジェクター、資料などを用意する、説明会のスタッフを手配するなど数多くのタスクがあります。タスクを管理できていないと、期日に間に合わなかったり、当日のプロジェクトが遂行できなかったりといったトラブルにつながります。つまりタスク管理は、プロジェクト遂行のために行うことをリストアップし、それらに優先順位をつけて整理することで、作業漏れをなくし、効率的に仕事を進めるために無くてはならないことです。

タスク管理の目的

タスク管理の主な目的は以下の5つがあります。これらの目的を念頭において、「ただこなすだけ」にならないようにしましょう。

スケジュールの設定

スケジュールを設定して、期日までにプロジェクトを完了することがタスク管理の目的です。プロジェクト始動時にタスクの全てを洗い出し、それぞれに取り組む日程を割り当てておくごとで「何から取り組めばいいのか」「どれだけやることがあるのか」と戸惑わずに済みます。

進捗状況の可視化

スケジュール通りにタスクが進行しているかどうかを把握するために、進捗状況を可視化することもタスク管理の目的です。各タスクの進み具合を担当者に報告させてチームで情報共有していれば、遅れが発生していても早急に気付くことができます。

個人の能力の向上

タスク管理は個人の能力の向上にも役立ちます。タスクの役割分担ができていない場合や、ひとつのタスクに複数人を割り当てている場合は「他の人がやっているのを知らなかった」と作業が重複したり、「誰かがやるだろう」と漏れが生じたりします。自分の役割とこなすべきタスクを明確にすることで、一人ひとりに責任感も生まれ、与えられた仕事に迷いなく力を注ぐことができます。

チームマネジメント

タスク管理の目的には、チームマネジメントも挙げられます。各担当者の役割とスケジュール、進捗状況などが把握できると、管理者は重要度の高いものから順にフォローをしたり遅れがちな担当者にアドバイスをしたりなど、最適なマネジメントを行うことができます。その結果、チーム全体の生産性の向上にもつながります。

重要度の高いタスクの完遂

プロジェクト成功のキーとなる「特に重要度の高いタスク」にリソースを充てて完遂することも、タスク管理の目的のひとつです。タスクには優先順位をつけて、メンバーと共有するようにしましょう。重要度が高く複雑なタスクはさらに細分化して担当者を割り当てるなどをして着実に結果を出し、プロジェクトの完成度を高めていきます。

タスク管理のコツ

コールセンターの現場では複数の案件が同時進行し、常にやらなければいけないタスクに追われています。特に、折り返しの電話をいつにすべきか、それまでに終わらせておくタスクは何なのかを明確にしておかないと業務の効率を上げていくことは難しくなるでしょう。そのため業務の効率を上げるには、複数のタスクを常に管理しやすいように整理していかなければなりません。タスク管理能力が上がっていけば、自分の評価をあげることにもつながります。コツを身に付けることができれば、誰でもタスク管理能力をブラッシュアップしていくことができるので、ぜひ日々の仕事の中で力を入れて取り組んでみてください。それでは以下で、具体的にタスクを管理する能力を上げるコツを紹介ししていきます。

やるべきタスクを忘れないように記録しておく

まず、やるべきタスクを忘れることのないように記録する習慣をつけましょう。やるべきことをリストアップして全体を把握することが大切です。まずは紙に書いたり、パソコンのメモ帳に書き出すのも良いでしょう。

タスクを整理

行うべきタスクが分かったら、次にそのタスクを優先順位に応じて整理していきます。それぞれのタスクが持つ重要性、緊急性に応じて優先順位をつけ、優先順位が高い順に並べていきます。タスクを実行する際は、この優先順に行うようにしていきましょう。

タスクごとにやるべきことをさらに細かく洗い出す

タスクに優先順位をつけたら、そのタスクをさらに細分化し、具体的な作業内容にまで落とし込んでいきましょう。例えば、見積の依頼に対し電話回答するというタスクがあるのであれば、見積書ができ上がっているか、特別対応の段取りができているのか等、やるべきことを作業ベースに落としていきます。ここまでの作業が終われば後は優先順位に沿って、タスクをこなすだけです。

タスク管理で失敗しがちなこと

タスク管理のコツはお分かりいただけたでしょうか。次に、タスク管理で失敗しがちなことをご紹介します。皆さんも同じ失敗をしてしまわないように、以下を注意してみてください。

タスクを書き出しただけで終わってしまう

タスクを書き出しただけで満足し、その後の優先順位をつけたり、実際に実行するところまで行かないという人が多くいます。タスクを書き出しただけでは、計画的に仕事を進めていくことはできません。

複数のタスク管理ツールを使ってしまい、どこに何を書き込んだか分からなくなってしまう

タスク管理ツールには、スケジュール帳、卓上カレンダー、携帯のカレンダー機能、パソコンのアプリ他様々ありますが、必ずひとつのツールに一元化させましょう。複数に書き込むことで、予定をダブルブッキングしてしまったり、進行状況の全体像がわからなくなってしまったりというデメリットがあります。 また、コールセンターの現場においてはCRMシステムの活用が有効なものになります。例えば、楽テルでは、折り返し対応や再架電等次回予定の管理が可能です。また、予定通りにタスクが進んでいないとメールでアラートを出すことができるため、顧客管理と一緒にタスク管理ができるという意味では一石二鳥です。

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時間的に無理のあるスケジュールを組んでしまう

意気揚々とスケジュールを組んでみたものの、時間に余裕のないスケジュールを作ってしまった結果タスクが予定通りにこなせず、モチベーションが下がってしまうこともよくあります。仕事にはトラブルがつきもので、想定外の事態も起こると予測し、余裕を持った時間設定をすることが大切です。

まとめ

いかがでしたか？様々なプロジェクトが同時進行しているビジネスの世界では、仕事の成功、さらには自分の評価アップのためにはタスク管理が重要なポイントとなります。逆に言えば、タスク管理技術を身に着けてしまえば、今の仕事時間が格段に減る可能性があるということです。コールセンターにおいてもタスクをミスなく、確実にこなすことで業務の効率は確実にアップします。仕事をより効率的に進めていくために、今回ご紹介したタスク管理のコツ、失敗しやすいポイントを踏まえ、仕事の改善を図ってみてはいかがでしょうか。